Thư Xin Lỗi Khách Hàng Bằng Tiếng Anh

Bài viết giới thiệu cho người đọc quá trình cũng như những quy tắc đặc trưng để viết một lá thư xin lỗi người tiêu dùng bằng tiếng Anh.

Bạn đang xem: Thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh


*

Tiếp nối phần trước của “Hướng dẫn viết thư xin lỗi quý khách bằng giờ đồng hồ Anh“, người sáng tác sẽ cung cấp cho tất cả những người đọc ba cục hoàn chỉnh của một bức thư xin lỗi (Apology Letter). Trường đoản cú đó, bạn đọc có thể ứng dụng vào thực tế cũng giống như bài thi giờ Anh (chẳng hạn TOEIC Writing question 7-8).

Cấu trúc riêng biệt của một bức thư thư xin lỗi quý khách bằng giờ đồng hồ Anh (Apology Letter)

Tuy bao gồm chung cha phần Heading, Salutation với Closing với những loại thư khác, Apology Letter có hai điểm khác biệt sau đây.

*

Title ( title thư)

Ở mục này, bạn viết cần viết ngắn gọn, lô ghích tiêu đề của bức thư với nội dung cần xin lỗi. Bên cạnh ra, Title là phần lôi cuốn sự tập trung của bạn đọc thư, vì chưng đó đây là mục rất cần phải in đậm và viết ở phần tại chính giữa bức thư.

Ví dụ: Apology letter to customer for delay shipment

Tạm dịch: Thư xin lỗi khách hàng vì phục vụ chậm trễ

Hoặc

Apology letter to lớn customer for bad service

Tạm dịch: Thư xin lỗi khách hàng vì thương mại & dịch vụ kém

Body (Phần thân bài)

Đây được coi là phần đặc trưng nhất vì nó là phần để fan viết trình bày nội dung chủ yếu của thư và biểu lộ lời xin lỗi chân thành của mình tới khách hàng hàng. Theo một bài nghiên cứu và phân tích của Đại học Ohio State của Mỹ, phần thân bài bác của một bức thư xin lỗi hiệu quả bao hàm sáu nguyên tố sau:

Biểu lộ được sự ăn năn hận (Expression of regret)

Giải say đắm (Explanation)

Thừa nhận nhiệm vụ (Acknowledgement of responsibility)

Đưa ra tuyên bố về việc tái phạm (Declaration of repetence)

Giải pháp hạn chế (Offer of repair)

Xin tha lắp thêm từ quý khách (Request for forgiveness)

Do đó toàn thân của một bức thư xin lỗi cần bao gồm các nội dung sau đây.

Biểu lộ được sự ăn năn hận (Expression of regret)

Người viết chỉ dẫn một lời tuyên bố nhằm mục đích bày tỏ sự nuối tiếc về không nên sót nhưng mà mình/ doanh nghiệp đã tạo ra.

Một số mẫu câu thông dụng:

On behalf of our company, (Thay phương diện công ty,)

I apologize for… (Tôi xin lỗi vì…)

Please accept my sincere apology for… (Xin vui lòng gật đầu lời xin lỗi chân tình của tôi vì…)

I am deeply sorry for… (Tôi thật tình xin lỗi vì…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

(Thay khía cạnh công ty, Tôi cực kì xin lỗi quý khách về trải nghiệm không tốt của người tiêu dùng với hiệp tác viên bán hàng của bọn chúng tôi, Linda)

Giải ưng ý (Explanation)

Người viết lý giải nguyên nhân mang lại sai sót của mình/ công ty.

Một số mẫu mã câu thông dụng:

Due to.. (Bởi vì..)

Upon thorough reviews of the situation, we narrowed the cause to.. (Sau khi chứng kiến tận mắt xét kĩ lưỡng tình hình, chúng tôi cho rằng tại sao là..)

The reason for < sai sót/ yên cầu không giỏi của khách hàng hàng> is that.. (Nguyên nhân của là…

Ví dụ:

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training.

(Nguyên nhân của việc trải nghiệm không tốt của khách hàng là vì Linda là nhân viên mới mà cửa hàng chúng tôi đang đào tạo)

*

Thừa nhận nhiệm vụ (Acknowledgement of responsibility)

Người viết thừa nhận trọng trách của mình/ công ty đối với sai sót.

Một số mẫu câu thông dụng:

I was wrong in what I did, và I accepted responsibility for my actions. (Hành hễ của tôi là không đúng trái với tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về hành vi của mình)

I take full responsibility for the situation. (Tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về tình huống đã xảy ra)

I take full responsibility for < sai sót> (Tôi xin hoàn toàn nhận nhiệm vụ về )

Ví dụ:

I take full responsibility for her unprofessional behavior. (Tôi xin trọn vẹn nhận trọng trách về thái độ thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.)

Đưa ra tuyên bố về sự tái phạm (Declaration of repetence)

Người viết chỉ dẫn lời hứa/ cam đoan sẽ không tái phạm không nên sót.

Một số mẫu câu thông dụng:

Please be assured that this type of situation will never happen again. (Xin quý khách yên tâm, trường hợp tương tự vẫn không lúc nào xảy ra nữa.)

As a testament to our strive for perfection, we have taken steps khổng lồ ensure that this will never happen again. (Như một dẫn chứng cho cố gắng của cửa hàng chúng tôi vì sự hoàn hảo, công ty chúng tôi đã triển khai một số giải pháp để đảm bảo rằng điều này sẽ không khi nào xảy ra nữa.)

Giải pháp hạn chế và khắc phục (Offer of repair)

Người viết đưa ra những lời khuyên để sửa hoặc giảm sút các ảnh hưởng tiêu rất của không đúng phạm.

Một số mẫu câu thông dụng:

To cosplay for your experience at , I would like to… (Để bù đắp đến trải nghiệm khong tốt của chúng ta tại < thương hiệu công ty>, tôi xin được…)

On behalf of our company, I would like to…. (Thay mặt công ty của chúng tôi, tôi xin được..)

Because of this serious oversight, we are going khổng lồ provide you with… (Vì sự trải nghiệm không giỏi này, chúng tôi xin được bộ quà tặng kèm theo quý khách…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company.

(Thay mặt doanh nghiệp của bọn chúng tôi, tôi xin được tặng ngay quý khách một voucher giảm giá 30% các thành phầm mà quý khách sẽ sở hữu ở công ty chúng tôi vào lần tới.)

Xin tha thứ từ người tiêu dùng (Request for forgiveness)

Người viết xin sự tha trang bị từ khách hàng.

Một số chủng loại câu thông dụng:

I sincerely ask for your forgiveness. (Tôi chân thành mong xin sự tha đồ vật của quý khách.)

I hope you will accept this gesture of apology. (Sử dụng ngay sau khi đưa ra giải pháp.)

(Tôi ước ao rằng quý khách đồng ý cử chỉ này như môt lời xin lỗi của bọn chúng tôi.)

Dưới đấy là một ví dụ hoàn chỉnh của một bức thư xin lỗi tới khách hàng hàng.

Xem thêm: Game Hành Trình Của Ốc Sên 4, Game Hành Trình Ốc Sên Online 4

Nguyen Van AHR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

To:

John Smith85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia

Apology letter lớn customer for bad service

Dear, Mr. SmithOn behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior.Please be assured that this type of situation will never happen again.On behalf of our company, I would lượt thích to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology

Yours in service,Nguyen Van A

HR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

Tạm dịch:

Tới:

John SmithSố 85, Đường Settlement, phố Bundoora, tp Melbourne, Châu Úc.

Thư xin lỗi khách hàng vì dịch vụ thương mại kém

Kính gửi Ngài Smith,

Thay phương diện cho công ty của chúng tôi, tôi vô cùng xin lỗi Ngài bởi vì trải nghiệm không xuất sắc của Ngài cùng với Linda, cộng tác viên bán hàng của bọn chúng tôi.

Lý do cho việc trải nghiệm không giỏi này của Ngài bởi vì Linda là nhân viên cấp dưới mới mà công ty chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu trọng trách về hành động thiếu bài bản của cô ấy.

Xin Ngài hãy yên trung ương rằng loại trường hợp này vẫn không bao giờ xảy ra nữa.Thay mặt công ty chúng tôi, tôi xin được khuyến mãi Ngài một phiếu tiết kiệm chi phí với chính sách giảm giá 30% đến lần mua sắm chọn lựa tiếp theo của Ngài tại công ty chúng tôi. Tôi muốn rằng Ngài sẽ gật đầu cử chỉ này như môt yêu cầu lỗi của chúng tôi.

Luôn hân hạnh được giao hàng Ngài,Nguyễn Văn A

Một số lưu ý khi viết thư xin lỗi quý khách bằng giờ Anh

*

Ngôn ngữ

Bức thư xin lỗi tới khách hàng được thực hiện trong môi trường làm việc trang trọng, bộc lộ sự chuyên nghiệp hóa của tín đồ viết nên ngôn từ được sử dụng khi viết thư nên phải lịch lãm và biểu thị sự tôn trọng so với người đọc. Bởi vì đó, lúc viết thư, tín đồ viết cần tránh sử dụng những từ viết tắt như “ isn’t, couldn’t,..” và cụ vào đó viết rất đầy đủ các tự thành “ is not, could not..”. Ngoại trừ ra, fan viết tuyệt đối hoàn hảo không sử dụng những từ lóng hoặc các từ đả kích, xúc phạm tới tín đồ đọc.

Không dài dòng

Khi viết thư, tín đồ viết cần bám đít vào mục đích của một bức thư xin lỗi là thừa nhận thêm những thiết sót của công ty và giới thiệu các giải pháp nhằm nhận ra sự cảm thông từ khách hàng hàng. Do vậy, khi viết thư, người viết không nên dài dòng, nhắc lể quá chi tiết và cung cấp những tin tức không cần thiết ngoài câu hỏi xin lỗi.

Ví dụ:

Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài nguyên nhân là Linda là nhân viên cấp dưới mới mà shop chúng tôi đang đào tạo. Cô ấy mới xuất sắc nghiệp được một thời hạn và mới làm sống chỗ công ty chúng tôi được 1 tháng. Cho nên cô ấy vẫn còn đấy chưa thạo câu hỏi lắm. Lúc ngài yêu mong cô ấy giới thiệu sản phẩm, cô ấy đang không giới thiệu được và khiến cho ngài gồm một hưởng thụ không tốt.Tôi xin trọn vẹn chịu trọng trách về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

Đây là 1 trong những bức thư xin lỗi gồm nội dung dài chiếc và không triệu tập vào mục đích chính của thư. Mục đích chính khi viết thư là fan viết dìm lỗi của mình. Do đó việc nói chuyện quá nhiều khiến người phát âm thư cần yếu tập trung phân biệt sự hối lỗi chân thành của người viết.

Sửa lại:

Lý do cho sự trải nghiệm không giỏi này của Ngài nguyên nhân là Linda là nhân viên mới mà chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin trọn vẹn chịu trách nhiệm về hành động thiếu chuyên nghiệp hóa của cô ấy.

Tổng kết

Bài viết trên đã giới thiệu cho tất cả những người đọc về kiểu cách viết bức thư xin lỗi quý khách hàng bằng giờ đồng hồ Anhgửi mang lại khách hàng. Bên cạnh đó tác giả cũng cung ứng các tin tức về ba cục, các cấu trúc thường được sử dụng trong từng phần của một bức thư, thuộc với một số lưu ý, nhằm mục tiêu giúp cho người đọc có thể viết một bức thư xin lỗi kết quả và bộc lộ sự chân thành so với khách hàng.

Hồ Thiên Trà

Tham khảo thêm khóa học tập tiếng Anh tiếp xúc dành cho những người đi làm giúp học viên thành thạo năng lực như cách xử lý vấn đề, họp nhóm, giao tiếp với đối tác, viết thư điện tử hay thuyết trình bằng tiếng Anh.